La déduction des frais de restaurant, justifiés professionnellement, dépend-elle de la forme du document que vous possédez ?

 In Droit fiscal

Introduction

Depuis le 1er janvier 2010 (AR du 30 décembre 2009 qui instaure l’article 21bis, par.1, AR n°1 TVA), suite à la baisse de taux de 21 % à 12 % pour les prestations de services de restaurant et de restauration (à l’exclusion de la fourniture de boissons), le débat sur le Système de Caisse Enregistreuse dans le secteur Horeca fait rage.
L’explication technique détaillée de la SCE (système de caisse enregistreuse) et de l’AR du 30 décembre 2009 fixant la définition et les conditions auxquelles doit répondre un SCE dans le secteur horeca est repris à la circulaire AGFisc n° 33/2016 (ET 124.747) du 08 novembre 2016.
Depuis 2010, plusieurs décisions et circulaires sont intervenues et, avec l’annulation par le Conseil d’Etat des décisions ET 123.798 du 24 janvier 2014 et ET 127.190 du 26 novembre 2014, la compréhension des textes n’était plus claire.
Est alors intervenue, le 16 juin 2016 (MB du 24 juin 2016, entré en vigueur le 1er juillet 2016), la modification de l’article 21bis, AR n°1 TVA. A sa suite, une nouvelle circulaire 2017/C/70 du 6 novembre 2017 (MB du 21 novembre 2017, entrée en vigueur le 1er décembre 2017) récapitule à présent le point de vue de l’administration.
Le dépassement du seuil de 25.000 euros de chiffre d’affaires annuels (en matière de TVA c’est toujours estimé ou déterminé selon l’année civile) oblige l’assujetti TVA à s’inscrire dans le système de caisse enregistreuse SCE et à délivrer des tickets de caisse et plus des notes ou reçus.

Différence entre note, reçus et ticket de caisse TVA

Note ou reçu TVA

La note est délivrée pour ce qui est relatif aux prestations effectuées par un hôtel.
Le reçu, communément appelé « souche TVA », est délivré par les cafés ou établissement qui ne répondent pas aux conditions d’installation d’une SCE.
Il est à noter que le terme « reçu » est inadéquat et qu’il eu mieux valu choisir celui de « quittance » car le document est relatif à la justification d’un paiement. Hors un reçu constate l’existence d’une dette et non l’extinction d’une créance (articles 1236, 1336 Code civil) dont la prescription dans le secteur horeca est de six mois.

Ticket de caisse TVA

Le ticket de caisse TVA est la nouvelle dénomination pour distinguer les opérations qui relèvent de l’obligation d’installation d’une SCE.
Dans un système de caisse enregistreuse SCE, toutes les opérations effectuées par l’assujetti sont encodées. Le ticket de caisse TVA imprimé est délivré immédiatement au client.
Ainsi, toutes les données sont conservées de manière irréversible dans le système de caisse enregistreuse. C’est la raison pour laquelle, avec la SCE, la tenue du journal des recettes par unité d’établissement, au sens de la TVA, est supprimée. Cependant, l’exploitant de plusieurs unités d’établissement doit toujours tenir, exclusivement électroniquement, le journal de recettes centralisateur (article 14, par. 2, 3°, al. 4, AR n° 1 TVA).
Ce sont les rapports générés chaque jour au moyen de la caisse SCE : rapport financier et rapport utilisateur quotidiens (article 2, point 5, AR du 30 décembre 2009) ou le rapport centralisation (en cas de plusieurs lieux d’exploitation) qui font office de justificatif officiel de la recette. Le récapitulatif mensuel sert à inscrire les totaux en comptabilité.
Le ticket de caisse doit contenir au minimum les données suivantes (article 2, 4°, et 7°, AR du 30 décembre 2009 :
a) la dénomination complète de la mention « TICKET DE CAISSE TVA » ;
b) l’identification de l’assujetti, avec mention de son nom ou de sa dénomination sociale, de son adresse (de l’établissement, pas obligatoirement de la résidence ou du siège social) et de son numéro TVA ;
c) la date et l’heure de délivrance du ticket de caisse TVA (générées par le système de caisse) ;
d) le numéro de ticket continu issu d’une série ininterrompue (idem : généré par le système de caisse) ;
e) l’identification de l’utilisateur (de manière à pouvoir l’identifier au sein de l’entreprise) ;
f) la dénomination usuelle ainsi que le prix des biens livrés ou des services prestés afin de déterminer l’opération et le ou les taux de TVA ;
g) les opérations enregistrées (description PLU, quantité, prix dû et référence au taux de TVA applicable), qui visent également les opérations de correction (annulations, corrections, …) qui ne sont pas reprises sur un ticket distinct ;
h) le montant dû total du ticket, TVA comprise ;
i) la base d’imposition par taux de TVA applicable ;
j) le montant de la TVA due ;
k) la ristourne et les montants rendus, restitués ;
l) l’identification de la caisse SCE si l’assujetti en utilise plusieurs ou à plusieurs endroits ;
m) les huit (8) derniers caractères de l’algorithme élaboré par le système de caisse sur base de toutes les données PLU du ticket (description PLU, quantité, prix dû et référence au taux de TVA applicable) ;
n) les données de contrôle générées et envoyées par le module de contrôle SCE;
o) l’identification du système de caisse SCE avec le numéro de fabrication, ainsi que la mention du numéro de version du logiciel de caisse qui y est installé.

Factures

Pour les assujettis non tenus d’installer une SCE, l’article 22 de l’AR n° 1 TVA permet de remplacer la note ou le reçu par une facture conforme aux mentions de l’article 5 dudit AR n°1. La délivrance doit être immédiate.
Par contre, en matière de SCE, les dispositions de l’article 21bis, AR n° 1 TVA ne prévoient pas que le ticket de caisse d’un système de caisse enregistreuse puisse être remplacé par une facture, même si celle-ci est émise au moment de la livraison ou de l’achèvement du service.
Certaines SCE permettent de générer directement une facture, sous le format d’un ticket issu de la caisse. Même ce type de facture ne peut jamais remplacer le « ticket de caisse TVA » SCE qui doit dans tous les cas être imprimé (et annexé le cas échéant à la facture). Ces SCE ont installé un module qui ne cumulent pas les chiffres issus des Ticket TVA et des factures.
A l’inverse, la délivrance du ticket de caisse d’un système de caisse enregistreuse ne dispense pas l’assujetti de délivrer une facture lorsque la prestation est effectuée pour un assujetti ou une personne morale non assujettie (article 53, par. 2, CTVA).
Document conforme pour la déduction fiscale
Les frais professionnels sont déductibles sur présentation d’un document justificatif conforme.
A cet égard, la note, le reçu, le ticket de caisse TVA ou la facture sont des documents conformes.
Les entreprises ne sont pas pénalisées lorsqu’une note ou un reçu (souche) TVA leur est remis alors que le prestataire Horeca aurait légalement dû leur fournir un ticket de caisse TVA en provenance d’une caisse enregistreuse (SCE). Ce n’est pas parce que le restaurant n’est pas en règle vis-à-vis de l’administration TVA que le client doit en subir les conséquences car aucune législation ne lui permet de les refuser.
Pour mémoire, l’article 49 du Code des impôts prévoit que les documents conformes en vue de la déduction en frais professionnels fiscalement admissible doivent répondent, simultanément, aux quatre conditions suivantes :
1° ils doivent se rattacher nécessairement à l’exercice de l’activité professionnelle;
2° ils doivent avoir été faits ou supportés pendant la période imposable;
3° ils doivent avoir été faits ou supportés en vue d’acquérir ou de conserver les revenus imposables;
4° ils doivent être justifiés quant à leur réalité et leur montant.

Conclusion

Le fait qu’il s’agisse d’un ticket de caisse (SCE) ou d’une souche TVA importe peu, tant qu’il est question d’une dépense professionnelle de restaurant, elle sera déductible à 69%.

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